お仕事ハック

歓送迎会の幹事で成功する方法

投稿日:2018年4月11日 更新日:

こんにちは!シミダイ(@shimidai2100)です。

最近なぜか幹事をやることが多いので、幹事をやる時の一連の手順とノウハウを紹介したいと思います。

幹事を制する者は仕事を制するという本が出版されているくらい幹事は重要な仕事です。

幹事で失敗すると仕事ができないやつという烙印を押されてしまいますので、この記事を読んでしっかり幹事力を高めましょう。


お店を選びのポイント

まずはお店選びのポイントを紹介していきます。

会場のキャパシティを確認しよう

お店のキャプチャを確認することは必須になります。

  1. 会場が広くするポイントは、予約する時に会場の人数を×1.25で伝えましょう。

要は125人の会場を100人で使うということです。

必ずよよ良くする時の人数を伝えておきましょう

料理の質を確認しよう

料理の質は確認の仕方ですが、料金は飲み放題付きで5000円以上のコースを選びましょう。

お店をやったことがある人ならわかりますが、この金額以下になると代替が冷凍食品などで済ますことになります。

そのため料理の質は急に下がります。料金の目安ですが料金に5000円、飲み放題プラスがよいと思います。

ケチらずに5000円以上のコースにしましょう。

飲み放題のドリンクメニュー確認しよう

飲み放題のドリンクメニューは必ず確認しましょう。特に

  • ビールなのか?発泡酒なのか?
  • 瓶ビールなのか?生ビールなのか?
  • ハイボールは作れるのか?

はマストで確認しましょう。安い飲み放題ですとビールが発泡酒になってしまいます。

上の年齢の人は飲み会で発泡酒ですとテンションが下がります。必ずビールの有無は確認しましょう。

また最近はハイボールを好んで飲む人(特に40代)が多いのでハイボールの有無も確認しましょう。

強炭酸ハイボールが飲み放題に含まれる店もありますで確認すると更に良いでしょう。

会場はアクセスのよいところで

会場はアクセスが良いところを選びましょう。

会社の飲み会ならばオフィスから近いところ、友人との飲み会ならばターミナル駅を利用しましょう。

帰るのが面倒になるかあら行きたくないという意見もあるので、アクセスがよい場所にしましょう。

開始時間はなるべく早くすること

開始時間はなるべく早くにしましょう。

なぜ開始時間を早くするのかというと。早ければ早いほど参加率が高くなるからです。

早くに始めれば会自体がはやく終わります。早く帰ることもできますし、二次会に行きたい人は行けるし良いことづくめです。

ちなみにですが私は遅くても18:30開始にします。意外と好評なので早め早めの開始にしましょう。

出欠確認

これまた面倒な出欠確認。ですが方法を知っていれば手間をぐっと減らすことが出来ます。

出欠確認メールは最低2週間前に送ろう

社会人になると2週間後の予定が決まっているなんてことはザラにあります。

特に女性は2週間前の予定が決まっていることがほとんどです。

2週間前までには必ず日程と場所を決めて、出欠確認メール送りましょう。

私はおおよそ3週間前には出欠確認メールを送ります。

早め早めに出欠確認メールは送りましょう。

出欠確認は「調整さん」などのWebサービスを使おう

メールなどで管理すると手間ばかり増えてしまいます。

そんな時におすすめなのが「調整さん」です。

調整さんを使えば簡単に出欠表を作成して共有することができます。

調整さんの凄いところはユーザ登録が一切必要ないところです。

ユーザ登録が必要ないため誰でも利用することが出来ます。

↓が調整さんのリンクになります。

出欠確認登録依頼のリマインドを送ろう

出欠確認の締め切り1日前に出欠確認のリマインドメールを送りましょう。

第1通目を送った時にはまだ予定がわからない人もいると思います。また人によっては直前に入れようと思って忘れている人がいます。

出欠確認最終受付のリマインドメールは必ずしましょう。

リマインドメール自体を忘れてしまう!という人はスマホやメーラーのカレンダー機能を利用しましょう。

カレンダー機能で「リマインドメールを送る」を登録しておけば送るタイミングに忘れることがなくなります。

当日までの段取り

当日までの段取りをお教えします。意外とやっていない人が多いのでしっかりポイントを押させましょう。

お店に人に当日の流れを説明しておく

当日どんな流れで会を進めるのかをお店の人に必ず伝えておきましょう。

なお伝える相手は必ず店長にしましょう。バイト君に伝えても当日シフトが入っているとは限りません。

またバイト君から店長に伝言してくれる保証はどこにもありません。

必ず店長に当日の流れを説明しましょう。

事前の認識合わせも忘れずに

事前に認識合わせも忘れずに行います。例えば以下の内容については事前に一言お願いしておきます。

  • 乾杯の音頭
  • 締めのスピーチ
  • お花の贈呈
  • プレゼントの贈呈

急に振られたら誰だって上手く振舞えません。

事前のメール一本で会がまとまります。

当日来る人のリストを作成しておく

当日来る人のリストを作成しておきましょう。これは会費を集金する時に役立ちます。

また当日急に来れなくなった人にもチェックが入るため、後ほど集金する時に便利です。

当日の段取りおく

最後に当日の段取りです。ここまでくれば会の成功はしたも同然です。

お金は始まる前に直ぐに集金しよう

お金は必ず会が始まる目に集金しましょう。

会の最後支払いにすると回避を回収したかどうか収拾がつかなくなります。必ず事前に集金しましょう。

また途中参加の方にも遠慮せず「○○○○円になります!」と集金しましょう。

幹事は飲みすぎないようにしよう

基本ですが当日の進行があるので飲み過ぎないようにしましょう。

飲みすぎるとせっかくの準備が台無しになってしまいます。

お酒の量は楽しむ程度にして、二次会で飲みましょう。

 

以上で歓送迎会での幹事をやる時のポイントです。ぜひ活用してみてください。

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